Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toutes personnes physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité (Art. L 211-1 du Code du Patrimoine). C'est ce dernier qui régit la profession d'archiviste.
Les collectivités publiques sont propriétaires de leurs archives, qui sont imprescriptibles et inaliénables, c'est-à-dire que nul ne peut détenir sans droit ni titre. Les collectivités sont responsables de la conservation, la communication et la mise en valeur de leurs archives, dans le respect des règles fixées par l'Etat. Aussi, chaque Maire est responsable civilement et pénalement des archives de la commune. Par ailleurs, les frais de conservation des archives communales sont une dépense budgétaire obligatoire (Art. L2321-2 du Code général des collectivités territoriales).
La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche (Art. L211-2 du Code du patrimoine).
A noter que les éliminations d'archives doivent être autorisées par la Directrice des Archives départementales des Bouches-du-Rhône, en tant que titulaire de la délégation préfectorale du contrôle scientifique et technique des archives publiques. Par ailleurs, suite à chaque élection municipale, un récolement des archives communales doit être réalisé et transmis aux Archives départementales.
