Tenue des registres communaux : publication d'une circulaire d’application
Le 13/01/2011
La circulaire se reportant au décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 a été publiée le 14 décembre 2010, avec prise d’effet au 1er janvier 2011.
Ces modifications entraînent des changements importants dans le fonctionnement administratif des communes, et posent de nombreuses questions pratiques.
Devant les nombreux problèmes présentés par les feuilles autocollantes, notamment le jaunissement dû à l’acidité de la colle, les délibérations et les arrêtés doivent être reliés.
Il est donc interdit d’insérer les feuillets par collage, thermocollage ou montage sur onglet.
Les documents doivent être reliés au maximum tous les ans. Pour les communes de moins de 1000 habitants le délai peut-être étendu à cinq ans.
Devant le risque important de perte de documents isolés il est préférable de réaliser des registres de façon très régulière.
Pour les formats A3, il est conseillé de réaliser un volume de 100 à 200 feuillets.
Pour les formats A4, il est conseillé de réaliser un volume de 150 à 200 feuillets.
Deux normes sont stipulées dans le décret d’application. La première concerne le papier à utiliser pour l’impression des documents. Le papier doit répondre à la norme ISO 9706-1999. Le papier doit être de couleur blanche et les formats A4 et A3 sont recommandés.
La deuxième concerne l’encre qui doit être utilisée, celle-ci doit être stable et neutre. Elle doit correspondre aux critères de la norme ISO 11798-1997.
Les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire, ainsi que les actes de publication et de notification (selon l’article L.213-1 du CGCT) certifiant « que le maire certifie, sous sa responsabilité, le caractère exécutoire » des actes pris par les autorités communales.
Cette modification du code des collectivités territoriales concerne les communes les EPCI, et les syndicats mixtes.
Les CCAS ne sont pas dans l’obligation de se conformer à cette nouvelle réglementation. Toutefois, son extension aux registres de CCAS est fortement recommandée par les Service interministériel des archives de France.
Dans le cadre de la réforme des collectivités territoriales, le contrôle de légalité est effectué a postériori. Les prérogatives du maire en la matière font qu’il est désormais responsable de la tenue et de la numérotation des registres communaux.
On ne doit numéroter que les folios. En d’autre terme il suffit d’apposer la numérotation sur le côté recto de la feuille.
Les feuillets peuvent être imprimés au recto et au verso. Ils peuvent être également imprimés qu’au recto, le verso devra alors être barré d’un trait oblique.
Le registre des arrêtés du maire doit être tenu de façon centralisée au sein de la commune. Les registres tenus par service (urbanisme ou ressources humaines par exemple) ne peuvent constituer qu’une copie réalisée pour simplification de fonctionnement.
Les registres de délibérations doivent comporter une table par date et par objet. Celle-ci doit être insérée après le dernier document de chaque année civile.
Pour leur bonne conservation, il convient de mettre les registres à l’abri de source de chaleur et de la lumière directe. De plus, il est indispensable de les rassembler dans une armoire forte et fermée. Celle-ci devra toutefois être ouverte au moins une fois par jour afin de permettre à l’air de se renouveler.
Vous pouvez trouver l’instruction sur le site internet du SIAF.
Sur le site internet du Centre de gestion, d’autres questions, d’autres actualités sur les archives.
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion reste à votre disposition pour toute autre question, n'hésitez pas à utiliser le formulaire de contact.
CAP DU 8 MARS 2011
Le 07/01/2011
La prochaine réunion des Commissions Administratives Paritaires placées auprès du Centre de Gestion se tiendra le MARDI 8 MARS 2011.
A cet effet, nous vous rappelons que les dossiers que vous souhaitez voir examiner lors de cette réunion, à savoir :
- les propositions d'avancements de grade et d'échelon pour l'année 2011
- les fiches de notation pour l'année 2010
- les autres dossiers relevant des attributions des CAP.
doivent parvenir impérativement avant le 4 février 2011.
Dans cette perspective, les documents ci-après vous permettront d'établir vos propositions et de fournir à la commission les renseignements nécessaires à l'exercice de ses missions :
Ø un imprimé de candidature au titre de la promotion interne (technicien, agent de maîtrise et chef de service de police)
Ø des états annuels d'avancement
- soit consacrés aux avancements d'échelon
- soit consacrés aux avancements de grade
Ø un modèle de rapport de stage
Ø différents modèles de tableaux relatifs aux dossiers relevant des autres attributions de la C.A.P.
Ø un modèle de fiche de notation
Ces modèles de tableaux concernent les diverses positions administratives des fonctionnaires territoriaux. Ils doivent être remplis, accompagnés le cas échéant des pièces nécessaires, et signés par vos soins, sans qu'un courrier de saisine de la CAP soit nécessaire.
Toutefois, doit obligatoirement leur être joint la demande de l’agent concerné.
