Conformément aux article R. 4127-4 et L. 1110-4 du Code de la Santé publique ainsi qu'à l’article L. 315-1 du Code de la Sécurité Sociale, le secret professionnel, institué dans l'intérêt des patients, s'impose à tout médecin. La notion de secret partagé reste limitée aux équipes soignantes. Néanmoins, le fonctionnement du Conseil médical nécessite la circulation de données personnelles et médicales concernant les agents des autorités territoriales. En ce sens, le secrétariat entre dans la catégorie des proches collaborateurs des médecins (art. R. 4127-72 du Code de la Santé publique).
Bien que prise sous le régime des anciens textes, la circulaire FP n° 2070 du 02 mars 2004 relative au respect du secret médical dans le cadre de l’activité des comités médicaux apparait toujours pertinente en rappelant les obligations statutaires de discrétion et de secret professionnels afin d’éviter que des informations protégées par le secret médical puissent être portées à la connaissance d’agents non concernés.
Il doit ainsi être retenu que le traitement des données relatives à la santé doit être strictement réservé aux seuls agents assurant le fonctionnement du Conseil médical.
Pour ce faire, il importe aux collectivités territoriales, lors de leur saisine du Conseil médical, de :
- protéger les informations médicales en les adressant sous pli confidentiel ;
- réserver le traitement des données relatives à la santé au médecin uniquement ;
- être attentif au fait que les avis et décisions rendus et motivés ne doivent pas révéler la pathologie dont souffre l’agent ;
- limiter l’accès aux données personnelles médicales.
En tout état de cause, il convient de conserver les documents médicaux dans des conditions préservant leur confidentialité.