Délais de communicabilité: le cas des listes de recensement de la population
Le 17/03/2009
les listes de recensement de la population sont des sources très sollicitées par les généalogistes. Les communes sont régulièrement amenées à communiquer ce type de document. Toutefois, depuis la loi du 15 juillet 2008 sur les archives, ces documents ne sont communicables qu’après un délai de 75 ans contre 30 ans avant la loi (circulaires AD 79-3 du 24 février 1979 et AD 87-2 du 16 janvier 1987).
La Direction des Archives de France a diffusé une note d’information portant sur les nouveaux délais de communicabilité institués par la loi du 15 juillet 2008. Cette note explique que « relèvent également [du] délai de 25 ans les dossiers de statistiques lorsque celles-ci ne comportent pas d’informations nominatives, à la différence des documents comportant ce type d’information comme les recensements de population dont le délai de communicabilité est fixé désormais à 75 ans avec possibilité de dérogation ».
Une dérogation générale qui devrait ouvrir toutes les listes de recensement jusqu’en 1954 est actuellement à l’étude. En attendant, les chercheurs peuvent demander une dérogation personnelle.
Pour plus d’information sur l’application de la loi du 15 juillet 2008, cliquer ici.
Réunion du réseau des archivistes
Le 24/10/2008
Dans le cadre de sa démarche de soutien à la coopération entre les collectivités publiques du département, le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion organise tous les trois à quatre mois des rencontres de travail entre les archivistes communaux et intercommunaux des Bouches-du-Rhône.
En collaboration avec les Archives Départementales – dont le directeur détient la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques des Bouches-du-Rhône – et avec le concours de l’ensemble des services d’archives constituées du département, ces rencontres initiées en 2002 sont l’occasion de confronter points de vues, expériences et connaissances sur les archives produites par les diverses collectivités territoriales du département.
Ainsi, lors de leur dernière rencontre, les archivistes du département se sont penchés sur les durées de conservation des documents produits dans le cadre de manifestations culturelles et sportives. L’évolution de la Direction des archives de France (maître d’œuvre de la réglementation des archives publiques en France) a aussi été évoquée.
Ces rencontres se déroulent alternativement dans les collectivités participantes. Celle de l’automne 2008 a été accueillie avec grand succès par les Archives municipales de Marignane.
Le Service d’aide à l’archivage du CDG 13 constitue une réponse aux différentes problématiques que peut rencontrer toute administration dans sa gestion documentaire par la mise en place de dispositifs d’archivage ciblés. N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir des informations sur les réunions du réseau départemental ou pour une intervention d’archivage : archivesping@cdg13pong.com
Nouvelle loi sur les archives
Le 12/09/2008
Le 1er juillet 2008, l’Assemblée nationale a adopté sans modification, en deuxième lecture, le projet de loi sur les archives, amandé par le Sénat.
Cette loi a pour principe fondateur la communicabilité immédiate des documents publics. Plusieurs délais de communication ont donc été réduits. Les données ci-dessous sont issues du rapport de François Calvet (rapporteur de la loi).
- Vie privée : le délai de communicabilité de 60 ans est réduit à 50 ans
- Registres de naissance et de mariage de l’état civil : 100 ans devient 75 ans
- Renseignements sur la vie privée collectés dans le cadre d’enquêtes statistiques : 100 ans devient 75 ans
- Questionnaires de recensement de la population : 100 ans devient 75 ans
- Documents judicaires concernant personnes mineures ou agressions sexuelles : Pas de délai spécifique, 100 ans
- Dossiers de personnels : 120 ans devient 75 ans
- Secret médical : 150 devient 25 ans à compter du décès ou 120 à compter de la naissance
Au delà de la profonde modification de délais de communication, cette loi ouvre de nouvelles perspectives pour les EPCI. Ces collectivités sont responsables de l’entretien et de la conservation de leurs archives. Trois possibilités de gestion de ces archives sont énoncées :
- les déposer aux Archives municipales de l’une des communes membres ;
- les déposer aux Archives départementales ;
- ou mettre en place son propre service d’archives.
Le service d’aide à l’archivage du CDG 13 peut apporter conseil et assistance aux collectivités souhaitant appliquer ces nouvelles dispositions ou mettre en place une politique d’archivage concertée.
Disparition de la Direction des archives de France
Le 08/08/2008
Dans le cadre de la Révision générale des politiques publiques (RGPP), la Direction des archives de France (DAF) devrait être amenée à être fondue au sein d’une « Direction générale des patrimoines de France ». Celle-ci rassemblera aussi la Direction des musées de France et la Direction de l’architecture et du patrimoine.
Dans ce nouveau cadre, les missions de la structure de remplacement de la Direction des archives de France ne devraient pas être modifiés. Celles-ci sont de déterminer des choix stratégiques à opérer en matière d’archives publiques et de les mettre en œuvre. A cela s’ajoute un rôle de conseil, d'incitation, de réglementation, d'évaluation et de contrôle en ce qui concerne la collecte, le tri, le classement, la description, la conservation et la communication des archives publiques.
Toutefois, ce nouveau changement ne devrait pas avoir de conséquences sur la gestion, l’organisation et le contrôle des archives publiques produites par les collectivités locales.
Les Archives départementales continueront à assurer un rôle de contrôle scientifique et technique des archives publiques.
Afin de répondre avec efficacité aux différentes problématiques que peut rencontrer tout administration publique dans sa gestion documentaire et d’archivage, le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion se tient à votre disposition pour assurer la mise en place de dispositif d’interventions ciblées.
Note sur le récolement
Le 04/04/2008
À chaque renouvellement de municipalité, dans le délai d’une année suivant l’élection, l’ancien et le nouveau maire – même s’il s’agit de la même personne – sont tenus légalement de contresigner trois exemplaires d’un procès-verbal de prise en charge des archives ainsi que du récolement de celles-ci.
Le récolement est l’inventaire topographique des collections d’archives d’une collectivité, avec indication de l’état des documents.
Ces exemplaires sont destinés :
- au maire sortant,
- au directeur des Archives départementales des Bouches-du-Rhône (titulaire de la délégation préfectorale de contrôle des archives publiques),
- à être conservé au sein des Archives municipales.
Ce récolement doit correspondre exactement à la réalité, car un document indiqué sur la liste doit toujours pouvoir être présenté : la reprise des récolements précédents n’est donc pas possible.
Le maire, dépositaire des Archives municipales, est civilement et pénalement responsable de leur intégrité et de leur conservation. Cette procédure correspond à un transfert de responsabilité en cas de perte de documents.
Depuis 1994, le Centre de gestion des Bouches-du-Rhône propose les compétences de son Service d’aide à l’archivage adapté aux problématiques propres aux archives communales, apportant l’expertise d’archivistes diplômés et des solutions techniques à même de répondre aux nécessitées liées à la gestion documentaire.
La réalisation de récolement est partie intégrante de nos activités qui nous ont menées dans plus d’une cinquantaine de collectivités du département.
Le Service d’aide à l’archivage du Centre de gestion se tient à votre disposition pour vous accompagner dans cette démarche.
Pour nous contacter cliquer ici.
Noé : programme de sauvegarde du patrimoine
Le 19/02/2008
Noé, programme initié par la Communauté Européenne, a pour objectif la mise en place de procédures et d’expériences pour la sauvegarde du patrimoine en cas de sinistre.
Dans ce cadre, les archivistes du CDG 13 réalisent une étude sur une dizaine de communes des Bouches-du-Rhône. A Auriol en particulier a eu lieu, fin 2007, la simulation d’une situation de catastrophe. Le film de cette journée, constituée d’une formation théorique et d’un exercice pratique, constituera une base de formation pour des opérations similaires.
La Région PACA est pilote du projet ainsi que quatre autres régions d’Europe.
