Les archives

Nos interventions sont adaptées aux besoins spécifiques de chaque collectivité. Elles visent à assurer la pérennité des documents tout en mettant en place un système d'archivage à la fois cohérent, fonctionnel et conforme aux exigences réglementaires. Nos missions incluent :

•  Traitement de l'arriéré d'archives : tri, élimination, classement et inventaire des documents.
• Elaboration de procédures d'archivage : sensibilisation du personnel administratif à la gestion des archives, rédaction de tableaux de gestion pour déterminer les modalités de conservation des documents.
• Conseils en matière de conservation des archives : aménagement de locaux, prévention des sinistres, surveillance des agents de détérioration, et définition d'une stratégie d'actions.
• Mise en valeur culturelle des archives : organisation d'expositions, accueil de lecteurs, et aide à la restauration des archives.
• Gestion des documents numériques : traitement des données, établissement de plans de classement, gestion des règles de nommage des fichiers et accompagnement du changement auprès des agents.
• Récolement des archives communales : obligatoire lors d'un changement de municipalité ou d'un déménagement des archives.

Ces interventions varient en durée et en contenu, selon les besoins spécifiques des collectivités publiques en matière d'archivage.

Pourquoi faire appel au service archives ?

Plus de la moitié des collectivités du département, dont deux tiers des communes, ont déjà bénéficié de prestations de notre service Expertise et Accompagnement en Archivage, réalisées par des archivistes diplômés et expérimentés.

Les archives désignent l'ensemble des documents (papier ou numérique), quels que soient leur format, leur support et leur date, produits ou reçus par toute personne physique ou morale dans l'exercice de leurs activités (Article L211-1 du Code du Patrimoine).

Les collectivités publiques sont propriétaires de leurs archives, qui sont inaliénables et imprescriptibles. Elles sont responsables de leur conservation, de leur communication et de leur mise en valeur, conformément aux règles établies par l'État.

 La responsabilité des collectivités publiques envers leurs archives 

Chaque maire est responsable civilement et pénalement des archives de sa commune. De plus, la conservation des archives représente une dépense budgétaire obligatoire pour les collectivités publiques (Article L2321-2 du Code général des collectivités territoriales).

 Les modalités de mise à disposition 

Suite à cette première expertise, vous pourrez recourir à nos services par le biais d'une convention de mise à disposition de personnel, régissant les modalités d'intervention. Les missions peuvent s'étaler sur plusieurs exercices budgétaires, selon leur durée et leur spécificité.

Contacter le service Archives
Pour un accompagnement sur mesure, un archiviste itinérant du service Expertise et Accompagnement en Archivage se rend dans votre collectivité pour réaliser un diagnostic complet du système d'archivage et des conditions de conservation des documents.
Lien vers le formulaire de contact

Fiches pratiques sur les archives

Consultez et téléchargez nos fiches pratiques pour mieux comprendre les démarches liées à l'archivage public :

 Tenue des registres 
Restauration des registres de délibérations, d'arrêtés et d'état-civil
Registre d’état-civil : précisions techniques sur la reliure
Réglementation des registres des actes administratif

 Communication, consultation 
Accès aux documents pour les élus d'une collectivité locale
Communicabilité des listes d'émargement
Communicabilité des listes électorales
Communication des documents du POS et du PLU
Communication des recensements de la population
Consultation d'archives publiques
Reproduction des documents d'archives
Communication des documents administratifs

 Gestion des archives publiques 
Le récolement après élections
Entretien des archives communales
Les archives des élus
L’élimination des archives (½)
Le cycle de vie des documents
Le versement des archives
L'élimination des archives (2/2)

 Gestion des documents numériques 
Dématérialisation des dossiers d'agents
Gestion des courriers électroniques dans les collectivités locales
Traiter votre vrac bureautique
 

Pour vous aider à gérer vos archives de manière optimale, voici quelques ressources utiles :

• Service interministériel des archives de France : Suivez l'actualité sur les durées de conservation des documents et téléchargez les circulaires relatives aux archives.
• Legifrance : Accédez au Code du patrimoine pour consulter les textes législatifs et réglementaires relatifs à la gestion des archives.
• Archives départementales des Bouches-Du-Rhône : Site officiel pour toutes les informations concernant les archives locales.
• L’Association des Archivistes Français : Formation et actualité archivistique.
• @doc vous informe : Consulter la communicabilité d'un document.

Restez à jour avec les dernières pratiques en archivage en consultant nos webinaires sur le sujet.

Procédure d'élimination des archives publiques

Introduction à l'archivage et au versement

Le CDG13 met également à disposition plusieurs outils pratiques pour optimiser la gestion de vos archives :

 Conserver et organiser ses archives photographiques 
Les photographies professionnelles enrichissent la culture d’une collectivité et nécessitent une gestion conforme aux règles applicables aux archives. Comme les archives papier ou numériques, les photographies doivent être classées, conservées et sauvegardées selon des méthodes précises et adaptées. Ce guide, rédigé par le service Expertise et accompagnement en archivage, propose des règles essentielles pour gérer efficacement vos photographies. Vous découvrirez des méthodes pratiques pour classer, conserver et exploiter vos photographies tout en assurant leur sauvegarde et leur pérennité.
Consulter le guide

 Local d'archives  
La gestion des archives dépasse le simple dépôt de boîtes ; elle nécessite un local optimisé pour l’espace et le stockage. Prévoir un local adapté implique de respecter des normes concernant la construction, la superficie, le matériel et l’entretien des archives. La sécurisation, l’entretien et la gestion des risques environnementaux sont essentiels pour garantir la protection et la pérennité des archives. Une gestion efficace des archives repose sur des locaux adaptés, répondant aux exigences de sécurité, d’organisation et de conservation optimale.
Consulter le guide

 Jeu "La boîte à archives"   
Ce jeu, conçu par le CDG13 après un travail collaboratif, aide les collectivités à sensibiliser leurs agents à la gestion d’archives. Les joueurs, en équipes de 2 à 4, répondent à des questions réparties en quatre catégories thématiques liées aux archives. Les catégories couvrent les âges des archives, leur classement, la gestion des formats papier et électroniques, et les locaux d’archives. Pour gagner, les équipes doivent remporter les boîtes des quatre catégories, alliant connaissances, stratégie et un esprit de compétition. 

 Un guide et des fiches sur l’archivage à destination des collectivités  
Dans le cadre d’une administration efficiente et pérenne des archives publiques des collectivités territoriales, ce guide vous apportera des informations sur les actions à mener.
Consulter le guide

Il est complété de fiches pratiques sur différents thèmes relatifs à l'archivage : 

La tenue des registres des actes administratifs

Le récolement des archives suite aux élections

Les archives et le RGPD

Les conséquences de la réforme territoriale sur les archives

La communicabilité des archives

La conservation des archives

L'élimination des archives 

Ces outils, créés par un groupe de travail de l’ANDCDG, aident élus et agents publics à gérer efficacement leurs archives. Le projet a réuni des archivistes itinérants de plusieurs CDG, dirigés par Madame Sakina LARBI et Monsieur Mathieu PROFIZI. Sous la direction du CDG13, ces outils visent une gestion des archives adaptée aux réalités rencontrées par les collectivités territoriales.